Umowa powierzenia przetwarzania danych

1. Strony

Podmiot przetwarzający: SynqLayer, działający pod nazwą SynqFlow, zarejestrowany w Izbie Handlowej pod numerem 42041391, z siedzibą w Waddinxveen, Holandia. Dalej “Podmiot przetwarzający”.

Administrator danych: Osoba fizyczna lub prawna korzystająca z usług SynqFlow i powierzająca Podmiotowi przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych. Dalej “Administrator”.

2. Przedmiot i czas trwania

Niniejsza umowa reguluje przetwarzanie danych osobowych przez Podmiot przetwarzający w imieniu Administratora w ramach usług SynqFlow.

Charakter przetwarzania: Zbieranie, przechowywanie, analiza i raportowanie danych transportowych, w tym:

• Rejestracja tras (punkt startowy, cel, odległość, data)
• Dane pojazdu (numer rejestracyjny, rodzaj paliwa, klasa CO₂)
• Dane lokalizacyjne (współrzędne GPS, miejsca odjazdu i przyjazdu)
• Finansowe dane paragonów (zdjęcia paragonów paliwowych, kwoty, litry)

Czas trwania: Umowa obowiązuje przez czas aktywnej subskrypcji SynqFlow Administratora. Po zakończeniu dane osobowe są przechowywane maksymalnie 30 dni, a następnie trwale usuwane.

3. Kategorie danych osobowych

Przetwarzane mogą być następujące kategorie danych osobowych:

• Dane lokalizacyjne: współrzędne GPS oraz adresy odjazdu i przyjazdu tras transportowych
• Dane pojazdu: numery rejestracyjne, typy pojazdów, rodzaje paliwa, klasy emisji
• Finansowe dane paragonów: paragony paliwowe i zeskanowane metadane, takie jak kwoty, litry, data i lokalizacja
• Dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail oraz nazwa firmy Administratora

4. Podwykonawcy przetwarzania

Podmiot przetwarzający korzysta z następujących podwykonawców. Z każdą stroną zawarto umowę zgodnie z GDPR art. 28:

Akceptując tę umowę, Administrator wyraża zgodę na korzystanie z wymienionych podwykonawców. O zmianach Administrator zostanie poinformowany co najmniej 14 dni wcześniej.

5. Środki bezpieczeństwa

Podmiot przetwarzający stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed utratą, bezprawnym przetwarzaniem i nieuprawnionym dostępem:

• Szyfrowanie danych w transmisji (TLS 1.3) i w spoczynku (AES-256)
• Kontrola dostępu least-privilege: wyłącznie upoważniony personel z wyraźnymi uprawnieniami
• Uwierzytelnianie wieloskładnikowe we wszystkich systemach administracyjnych
• Row Level Security (RLS) na poziomie bazy danych dla każdego użytkownika
• Rejestrowanie i monitorowanie dostępu do danych osobowych
• Okresowe audyty bezpieczeństwa i testy penetracyjne

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą, zgodnie z GDPR, w tym:

• Prawo dostępu (Art. 15 GDPR)
• Prawo do sprostowania (Art. 16 GDPR)
• Prawo do usunięcia danych (Art. 17 GDPR)
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (Art. 18 GDPR)
• Prawo do przenoszenia danych (Art. 20 GDPR)

Wnioski dotyczące realizacji tych praw można składać przez kanał wsparcia SynqFlow. Podmiot przetwarzający odpowie w ciągu 30 dni.

7. Kontakt

W sprawach dotyczących tej umowy lub przetwarzania danych osobowych można skontaktować się przez:

Email: contact@synqflow.nl

KvK: 42041391

VAT: NL005450830B62

8. Postanowienia końcowe

Niniejsza umowa podlega prawu holenderskiemu. Spory będą rozstrzygane przez właściwy sąd w Hadze.

Niniejsza umowa została ostatnio zaktualizowana 24 kwietnia 2026 r. i obowiązuje od rozpoczęcia świadczenia usług.